MANAGE PROJECT IMPLEMENTATION

MANAGE PROJECT IMPLEMENTATION

Pendahuluan

Pengurusan projek bukanlah satu bidang yang baru, dari dahulu sehinggalah sekarang pengurusan projek merupakan faktor utama didalam menentukan kejayaan sesebuah projek. Melalui pengurusan projek, segala sumber yang ada dapat digunakan dengan lebih teratur dan cekap.

Definisi Projek

Projek secara mudahnya boleh didefinisikan sebagai satu usaha untuk mencapai sesuatu matlamat

Secara amnya, projek itu mengandungi beberapa elemen iaitu:

1.       Matlamat

Sebuah projek itu mestilah mempunyai satu matlamat khusus yang ditakrifkan dengan jelasnya. Tanpa matlamat yang ditakrifkan dengan jelas, adalah dikhuatiri bahawa projek tersebut akan menemui kegagalan. Contoh matlamat yang ditakrifkan dengan jelas “membangun sebuah sistem maklumat pekerja bagi syarikat Haji Enterprise yang merangkumi maklumat peribadi, maklumat gaji dan juga maklumat perkhidmatan”.

2.       Masa

Setiap projek itu mestilah bersifat sementara iaitu mestilah mempunyai satu jangkamasa tertentu untuk disiapkan. Apabila sudah cukup masa yang telah ditetapkan, projek tersebut hendaklah ditamatkan samada ianya berjaya siap atau tidak. Jika projek tersebut berjaya disiapkan, maka tiada masalah yang timbul, tetapi jika projek tersebut tidak dapat disiapkan dalam jangkamasa yang telah ditetapkan, maka pihak pengurusan perlu membuat keputusan samada untuk menamatkan projek tersebut atau menambah masa bagi membolehkan projek tersebut disiapkan.

3.       Peruntukkan

Tanpa sumber-sumber yang diperlukan, adalah mustahil untuk melaksanakan sesebuah projek itu. Kesemua sumber-sumber yang diperlukan perlu ada bagi memastikan sesebuah projek itu dapat dilaksanakan mengikut jadual. Contoh-contoh sumber adalah seperti sumber kewangan, perisian, perkakasan komputer, tenaga pekerja, bahan mentah dan sebagainya. Jika terputusnya sumber-sumber tersebut disebabkan sesuatu sebab tertentu, maka ini boleh menyumbang kepada kelewatan menyiapkan projek tersebut dan jika masalah masih berterusan, ini boleh menyebabkan kepada kegagalan menamatkan projek tersebut.

Istilah projek digunakan untuk merujuk  aktiviti-aktiviti yang tidak berulang dan memerlukan satu selang masa tertentu untuk disiapkan. Aktiviti-aktiviti selain dari ini dikenali sebagai aktiviti rutin.

Contoh-contoh projek : membina bangunan, membangunkan sistem maklumat, mengecat rumah dan menganjurkan seminar. Aktiviti-aktiviti rutin yang dilakukan tidak dikira projek walaupun ia mengandungi kesemua elemen-elemen sebuah projek seperti yang dinyatakan diatas contohnya membeli barang dapur untuk kegunaan harian, membasuh baju dan mengemas rumah. Perbezaan yang nyata diantara projek dan aktiviti-aktiviti rutin ialah dari segi jangkamasa yang diambil dan juga tahap kelazimannya. Lebih lama masa yang diambil dan semakin kurang kelaziman sesuatu aktiviti tersebut, maka lebih bersifat projeklah ia. Begitu juga sebaliknya, jika lebih pendek jangkamasanya dan lebih lazim sesuatu aktiviti tersebut dilakukan, maka lebih bersifat rutinlah ia.

Secara khususnya kita boleh mendefinasikan projek sebagai satu set aktiviti-aktiviti berkaitan yang memerlukan satu tempoh masa tertentu untuk disiapkan dengan menggunakan sumber-sumber yang telah ditetapkan. Tanpa salah satu komponen asas ini sesuatu aktiviti tidak boleh diklasifikasikan sebagai sebuah projek.

Perjalanan sesebuah projek itu boleh dikatakan bergantung kepada saiznya.  Ada projek yang bersaiz kecil dan hanya dikendalikan oleh seorang sahaja, contohnya seperti mengecat rumah. Terdapat juga projek yang bersaiz besar dan perlu dikendalikan oleh beribu-ribu orang dan mengambil masa bertahun-tahun contohnya pembangunan sistem pengoperasian “Windows” oleh Microsoft Corporation. Yang pastinya, semakin besar saiz projek tersebut maka semakin komplekslah perlaksanaannya dan semakin tinggilah kos perlaksanaannya. Secara kesimpulannya, bolehlah disimpulkan bahawa segala perkara yang berkaitan  dengan sesebuah projek itu adalah berkadar terus dengan saiznya.

Dapatlah dirumuskan disini, kejayaan ataupun kegagalan sesuatu projek itu bergantung kepada 3 faktor:

1.       Penyesuaian (matlamat)

a.       Adakah projek menepati objektif yang ditetapkan ataupun tidak?

2.        Masa

a.       Tumpukan kepada masa kritikal untuk mengelakkan dari kelewatan

3.       Kewangan (peruntukkan)

a.       Tempoh yang lama akan menyebabkan kos yang tinggi

Definisi Pengurusan Projek

Menurut Jawatankuasa Piawaian, Institut Pengurusan Projek (PMI), pengurusan projek boleh didefinasikan sebagai penggunaan pengetahuan, kemahiran-kemahiran, alat-alat dan juga teknik-teknik tertentu ke atas aktiviti-aktiviti sesebuah projek bagi memenuhi keperluan dan memuaskan kehendak pihak yang berkepentingan bagi projek tersebut.

Pengurusan projek terdiri dari 3 fasa utama :

1.       Perancangan (planning)

2.       Penjadualan (schedulling)

3.       Pengawalan (controlling)

Perancangan Projek

Perancangan merupakan satu aktiviti yang membahagikan kerja-kerja yang perlu dilakukan didalam sesebuah projek kepada unit yang lebih kecil dan mudah diurus. Selain itu, perancangan juga menentukan apakah sumber-sumber yang diperlukan bagi melaksanakan setiap kerja atau aktiviti yang terbabit disamping menentukan tarikh mula dan akhir serta masa yang diperlukan untuk melaksanakannya dan juga menentukan kos bagi aktiviti tersebut.

Pada kebiasaannya, perancangan merupakan satu proses yang paling sukar dilakukan didalam pengurusan projek. Bagi memastikan sesuatu perancangan itu berjalan lancar, kita mestilah memastikan bahawa perancangan yang dibuat adalah realistik dan berguna. Untuk itu, kita mestilah memperuntukkan masa dan usaha yang mencukupi bagi membuat perancangan yang baik dan kita juga mestilah memastikan bahawa orang yang benar-benar layak sahaja yang patut membuat perancangan untuk sesebuah projek itu.

4 aktiviti utama dalam fasa perancangan projek:

1.       Menetapkan sasaran ataupun gol projek

2.       Mendefinasikan projek

3.       Mengenalpasti aktiviti-aktiviti yang terlibat

4.       Mengenalpasti pasukan dan bahan-bahan yang diperlukan

Penjadualan Projek

Penjadualan ataupun penskedulan merupakan satu aktiviti yang akan memberikan maklumat seperti apakah aktiviti-aktiviti yang patut dilaksanakan dan bila ianya patut dilaksanakan. Di dalam membuat penjadualan bagi sesebuah projek, alat penjadualan biasanya digunakan. Terdapat berbagai jenis alat penjadualan yang boleh digunakan untuk tujuan ini, antaranya ialah carta Gantt dan carta PERT.

4 aktiviti utama dalam fasa penjadualan projek:

1.       Mengatur aktiviti-aktiviti yang akan terlibat mengikut keutamaan

2.       Membahagikan tugas-tugas kepada ahli pasukan yang telah dilantik

3.       Membangunkan jadual pembangunan projek

4.       Membangunkan jadual bagi bahan-bahan mentah

Pengawalan Projek

Pengawalan dan pemantauan ke atas projek penting bagi memastikan perlaksanaan selaras dengan skop, jadual dan belanjawan yang telah ditetapkan. Laporan kemajuan amatlah perlu bagi memudahkan tugas-tugas pemantauan dilakukan. Laporan kemajuan yang diterima boleh dibandingkan dengan carta-carta penjadualan yang telah dibina bagi projek tersebut. Melalui perbandingan tersebut, kita akan dapat mengetahui kedudukan sebenar kemajuan projek tersebut. Jika keadaan memaksa, perubahan pada jadual boleh dilakukan.

3 aktiviti utama dalam fasa pengawalan projek:

1.       Mengkaji semula dan mengubah perancangan jika perlu

2.       Memerhatikan bahan-bahan mentah, kos dan kualiti

3.       Menyusunatur semula bahan-bahan mentah dan sumber manusia jika perlu

Alat Pengurusan Projek

Terdapat 3 teknik yang sering digunakan oleh pengurus projek untuk merancang, menjadual dan mengawal pembangunan sesuatu projek:

1.       Carta Gantt (Gantt Chart)

2.       PERT (Program Evaluation and Review Technique)

3.       CPM (Critical Path Method)

Carta Gantt

Carta Gantt merupakan alat penjadualan yang agak mudah dan popular. Perwakilan cartanya yang  mudah dan ringkas menyebabkan ianya biasa digunakan untuk membuat pembentangan berkenaan cadangan pembangunan sesebuah projek.

Secara amnya, carta Gantt merupakan satu bentuk perwakilan bagi pembangunan sesebuah projek dengan mewakilkan sesuatu aktiviti sebagai satu jalur mendatar dan masa yang diperlukan untuk melaksanakan aktiviti tersebut diwakili oleh panjang jalur tersebut. Masa yang ditunjukkan didalam carta tersebut boleh mewakili samada hari, minggu atau bulan bergantung kepada jangkamasa bagi sesebuah projek itu.

PERT dan CPM

PERT dibangunkan dalam tahun 1958 oleh Booz, Allen dan Hamilton untuk perancangan pengembangan pelancaran peluru berpandu nuklear yang pertama. PERT merupakan satu analisis rangkaian yang digunakan untuk menganggarkan jangkamasa sesebuah projek.

CPM dibangunkan dalam tahun 1957 oleh J.E Kelly of Demington dan M.R Walker of DuPont untuk industri kimia.

6 langkah yang perlu diikuti untuk membina analisis rangkaian PERT dan CPM:

1.       Mendefinasikan projek dan menyediakan struktur pemecahan kerja (WBS- Work Breakdown Structure) iaitu penghuraian aktiviti-aktiviti kepada aktiviti-aktiviti yang lebih kecil secara hirakikal

2.       Membina hubungan diantara aktiviti

3.       Melukis rangkaian yang menghubungkan semua aktiviti

4.       Menentukan masa bagi setiap aktiviti

5.       Menentukan laluan kritikal

6.       Menggunakan rangkaian untuk membantu merancang, menjadual, mengawas dan mengawal aktiviti-aktiviti projek

Laluan Kritikal

Ialah laluan terpanjang melalui rangkaian. Untuk mengurangkan jumlah masa projek, tempoh sesetengah aktiviti diatas laluan kritikal mesti dikurangkan. Kelewatan ke atas aktiviti-aktiviti diatas laluan kritikal akan mengakibatkan kelewatan keseluruhan projek

 contoh carta CPM.